KS-OMNIPHARM
Twoje centrum zarządzania siecią aptek – prosto, szybko, efektywnie
KS-OmniPharm to rozwiązanie dla menedżerów i właścicieli sieci aptek, którzy chcą efektywnie zarządzać zatowarowaniem, ustalaniem cen sprzedaży, optymalizacją stanów magazynowych oraz realizacją kontraktów. System umożliwia monitorowanie wszystkich kluczowych obszarów działalności, analizowanie wyników zarówno całej sieci, jak i poszczególnych aptek, a decyzje biznesowe opierać na rzetelnych danych.
Pełna integracja z systemem aptecznym KS AOW dodatkowo zwiększa efektywność operacyjną, pozwalając sprawnie zarządzać procesami i maksymalizować wyniki biznesowe – wszystko z poziomu jednej platformy.
Dlaczego warto
Szybka ocena i analiza wybranych obszarów działalności
KS-OmniPharm zapewnia pełną kontrolę nad siecią aptek, umożliwiając szybkie wykrywanie obszarów wymagających poprawy, takich jak np. marża, stany magazynowe czy dostępność produktów, oraz natychmiastowe wdrażanie działań korygujących. Analiza danych w ujęciu zarówno całej sieci, jak i pojedynczych aptek wspiera podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych informacjach.
Centralne zarządzanie cenami
Centralne zarządzanie cenami umożliwia szybkie wprowadzanie zmian w całej sieci lub w wybranych aptekach, a także tworzenie promocji i ofert sprzedaży wiązanej, co przekłada się na zwiększenie wartości koszyka zakupowego.
Pełniejsze wykorzystanie potencjału zakupowego sieci i efektywne zarządzanie zapasami
Optymalizacja stanów magazynowych oraz wykorzystanie potencjału zakupowego sieci odbywa się w oparciu o prognozy sprzedaży, rotację towarów i aktualne zapasy. Dodatkowo przesunięcia międzymagazynowe oraz zwroty znacząco podnoszą efektywność operacyjną. Uwzględnienie indywidualnych rabatów producentów i dostawców umożliwia wybór dostawcy oferującego najkorzystniejsze warunki zakupu.
Wsparcie w realizacji kontraktów
Z poziomu KS-OmniPharm możliwe jest nadzorowanie stanu realizacji kontraktów w ramach współpracy z producentami (pharmind GRID). System dostarcza informacje o potencjalnych zagrożeniach oraz umożliwia generowanie zamówień zoptymalizowanych pod potrzeby sieci, zapewniając wypełnienie warunków kontraktu w czasie rzeczywistym.
Większa efektywność operacyjna i redukcja kosztów operacyjnych
Integracja z systemem aptecznym KS AOW pozwala na szybkie wdrażanie nowych koncepcji biznesowych i wsparcie farmaceutów w codziennych procesach. Możliwość integracji z innymi systemami IT dodatkowo zwiększa efektywność operacyjną i tworzy przewagę rynkową dzięki synergii narzędzi.
Dla kogo jest KS-OmniPharm?
KS-OmniPharm jest rozwiązaniem dedykowanym dla sieci aptek różnej wielkości, od lokalnych grup po ogólnopolskie sieci, w których zarządzanie zatowarowaniem, cenami i kontraktami wymaga zintegrowanego podejścia.Doskonale sprawdzi się w:
- Sieciach aptek – podmioty zarządzające wieloma placówkami, wymagające centralizacji danych, standaryzacji procesów oraz zaawansowanych analiz biznesowych
- Organizacjach zajmujących się hurtowym rozprowadzaniem leków i produktów aptecznych
- Grupach zakupowych i aliansach aptek poszukujących wspólnych narzędzi zarządzania
- Placówkach prowadzących zaawansowaną politykę cenową i kontraktową
Korzyści i zastosowania
| Dla kogo? | Co zyskujesz? | Przykłady zastosowania | Fakty |
|---|---|---|---|
| Sieci aptek (małe, średnie i duże) | Skalowalne narzędzie do zarządzania całą siecią, optymalizacja kosztów i zapasów | Centralne zarządzanie cenami, zamówieniami i analizą danych | Jedno rozwiązanie dla całej sieci, niezależnie od jej wielkości |
| Właściciele i zarządy sieci aptek | Pełna kontrola nad wynikami finansowymi i operacyjnymi | Monitorowanie KPI, analiza rentowności i marż | Decyzje oparte na aktualnych i spójnych danych |
| Kadra menedżerska (operacyjna i regionalna) | Szybka identyfikacja problemów i efektywne zarządzanie regionami | Analiza wyników aptek, wdrażanie działań optymalizacyjnych | Dostęp do danych na poziomie sieci i pojedynczych placówek |
| Działy zakupów i negocjacji | Lepsze warunki zakupowe i optymalizacja dostaw | Tworzenie zamówień centralnych, analiza ofert dostawców | Wykorzystanie efektu skali i rabatów |
| Działy finansowe i analityczne | Dostęp do dokładnych danych i zaawansowanej analityki | Analiza kosztów, marż, rentowności i sprzedaży | Spójne dane w całej organizacji, wsparcie raportowania |
| Kierownicy aptek | Lepsza kontrola nad stanami magazynowymi i sprzedażą | Zarządzanie zatowarowaniem, realizacja wytycznych centrali | Jasne wytyczne i wsparcie operacyjne |
| Farmaceuci i personel aptek | Usprawnienie codziennej pracy i wsparcie sprzedaży | Sugestie sprzedaży, sprzedaż wiązana, praca na aktualnych danych | Mniej pracy manualnej, więcej automatyzacji |
| Grupy zakupowe i organizacje zrzeszające apteki | Lepsza koordynacja działań i większa siła negocjacyjna | Zarządzanie wspólną polityką zakupową i kontraktami | Centralizacja procesów i zwiększenie efektywności współpracy |
Moduły systemu
Polityka cenowa — centralne zarządzanie cenami
- Moduł umożliwia centralne zarządzanie cenami asortymentu w całej sieci aptek lub wybranych placówkach
- Pozwala definiować warunki dla cen sprzedaży, automatycznie aktywować obniżki oraz analizować skuteczność strategii cenowych.
- Dodatkowo moduł umożliwia centralne zarządzanie przecenami, zarówno automatycznie, jak i po decyzji farmaceuty, oraz ustalanie cen detalicznych lub marż przy przyjmowaniu towaru na magazyn.
- Funkcjonalność obejmuje także zarządzanie sugestiami sprzedaży i sprzedażą wiązaną, dzięki czemu można promować określone produkty, proponować zamienniki lub uzupełnienia koszyka pacjenta.
- Całość pozwala na spójne prowadzenie polityki cenowej w sieci, zwiększając efektywność sprzedaży i optymalizując wyniki biznesowe.
Zarządzanie dostawami — kompleksne zarządzanie zamówieniami i dostawami
- Moduł umożliwia pełną kontrolę nad zamówieniami i dostawami w sieci aptek.
- Centralne zamówienia generowane są m. in. w oparciu o analizę sprzedaży, stany magazynowe, oferty dostawców oraz indywidualne rabaty, z możliwością wysyłki do dostawców i aptek w formie zamówień otwartych lub zamkniętych.
- Moduł obsługuje prospekty zamówień, umożliwiając uwzględnienie opinii aptek w tworzeniu zamówień centralnych. Kontrola realizacji zamówień pozwalają weryfikować zgodność dostaw z zamówieniami, a w przypadku niezgodności natychmiast reagować poprzez reklamację.
- Dodatkowo moduł wspiera zamówienia z promocji oraz optymalizację stanów magazynowych poprzez centralne zlecenia przesunięć międzymagazynowych i zwroty do dostawców, zapewniając maksymalną efektywność operacyjną, redukcję kosztów i pełną kontrolę nad procesami zakupowymi w całej sieci aptek.
- Funkcjonalność obejmuje również zarządzanie blokadami zamawiania i przyjmowania towarów, co pozwala uniemożliwić składanie zamówień lub przyjmowanie dostaw od wybranych dostawców lub towarów oznaczonych blokadą.
- System wspiera tworzenie rekomendacji sprzedażowych i zamówieniowych poprzez wyróżnianie produktów, co ułatwia realizację przyjętej polityki sprzedaży.
Zarządzanie aptekami — centralna kontrola komunikacji i ustawień
Centralne miejsce do zarządzania wszystkimi rezerwacjami i harmonogramami w placówce. Integruje wizyty z różnych źródeł.- Kontrola komunikacji z placówkami – sprawdzanie stanu aplikacji dostępowej w aptekach odpowiedzialnej za przesyłanie procesów biznesowych oraz danych pomiędzy centralą a aptekami. Dzięki temu od razu widać, które apteki prawidłowo wymieniają dane, a które oczekują lub raportują błędy komunikacji.
- Centralne ustawienia opcji aptecznych – definiowanie i narzucanie jednolitych ustawień systemu aptecznego KS‑AOW we wszystkich aptekach sieci.
- Zarządzanie strukturą sieci aptek – dodawanie nowych aptek do sieci, łączenie aptek w grupy oraz organizowanie ich w logiczne segmenty, co ułatwia realizację strategii sprzedażowych i operacyjnych oraz analizowanie danych.
Zarządzanie kartotekami — ujednolicona kartoteka towarów
- Moduł umożliwia zbudowanie kartoteki towarów, na podstawie której definiowane są centralne strategie oraz centralne raporty analityczne.
- Umożliwia również utrzymanie i rozwój jednolitej kartoteki towarów we wszystkich punktach sprzedaży sieci aptek. Dostarcza narzędzi zapewniających efektywną pracę z kartoteką, co bezpośrednio wpływa na prawidłowość działań biznesowych realizowanych w aptekach oraz na poprawność danych analitycznych, które stanowią podstawę do podejmowania dalszych decyzji strategicznych.
Analityka — monitorowanie kluczowych obszarów działalności
- Moduł Analityka umożliwia monitorowanie kluczowych obszarów działalności, takich jak sprzedaż w aptekach i całej sieci, sprzedaż leków robionych, poziom marży, najbardziej zyskowne towary i placówki, stan magazynowy według dat ważności czy czasu przechowywania, poziom zatowarowania, analiza kosztów i zysków, a także przegląd niezrealizowanych sprzedaży wraz z przyczynami.
- System pozwala również kontrolować rozbieżności w stawkach VAT oraz wizualizować wybrane dane w Microsoft Excel za pomocą dodatku Analizy BI. Dostęp do poszczególnych funkcji zależy od wykupionego pakietu – Analityka Podstawowa lub Analityka Rozszerzona.
Wskaźniki efektywności (KPI) — analiza skuteczności działań
- Moduł Wskaźników Efektywności to nowoczesne narzędzie przeznaczone do analizy skuteczności działań realizowanych w aptekach. Rozwiązanie wspiera osoby zarządzające siecią aptek w szybkim pozyskaniu kluczowych informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Dzięki zastosowanym wskaźnikom można natychmiast zidentyfikować obszary wymagające poprawy i odpowiednio zareagować, co bezpośrednio wpływa na rozwój oraz zwiększenie zysków.
- Dodatkowo system umożliwia weryfikację danych dzięki zintegrowanej z modułem wskaźników kategoryzacji GRUPEX (np. na poziomie towaru lub producenta). Raporty KPI można przeglądać nie tylko na komputerze, lecz także na telefonie i tablecie, co zapewnia pełną mobilność i wygodę pracy.
- W raportach KPI Premium użytkownik ma możliwość zaznaczenia towarów wymagających uwagi, a następnie wykonania dla nich odpowiednich działań – bezpośrednio z poziomu raportu. Wykorzystywane są do tego narzędzia dostępne w systemie KS-OmniPharm, takie jak m.in. strategie cenowe, zamówienia, przesunięcia MM, reklamacje, sprzedaż wiązana czy sugestie sprzedaży.
Case Studies
Optymalizacja stanów magazynowych w sieci aptek
Wyzwania
Sieć aptek zmagała się z nadmiarami towarów w jednych placówkach i brakami w innych. Brak centralnej kontroli powodował zamrożenie kapitału i utratę sprzedaży.
- Nadstocki w jednych placówkach
- Braki towarowe w innych
- Zamrożenie kapitału
- Utrata sprzedaży
Rozwiązanie
Wdrożenie KS-OmniPharm umożliwiło analizę rotacji, stanów magazynowych oraz prognoz sprzedaży w całej sieci. Uruchomiono centralne zarządzanie zamówieniami oraz przesunięcia międzymagazynowe.
- Analiza rotacji i stanów magazynowych
- Prognozy sprzedaży w całej sieci
- Centralne zamówienia
- Przesunięcia międzymagazynowe
System umożliwił optymalne rozproszenie towaru w całej sieci, zmniejszając nadstocki oraz braki magazynowe.
Rezultaty
- Zmniejszenie nadstocków i braków magazynowych
- Lepsze wykorzystanie towaru w całej sieci
- Obniżenie kosztów operacyjnych
- Zwiększenie dostępności produktów dla pacjentów
Kluczowa funkcjonalność
Centralna analiza stanów magazynowych, prognozy sprzedaży i automatyczne przesunięcia międzymagazynowe
Spójna polityka cenowa i wzrost sprzedaży
Wyzwania
Różnice w cenach między aptekami prowadziły do niespójnej strategii sprzedażowej i utraty potencjalnych przychodów.
- Różne ceny w poszczególnych aptekach
- Niespójna strategia sprzedażowa
- Utrata potencjalnych przychodów
- Brak wspólnej polityki promocyjnej
Rozwiązanie
Dzięki modułowi centralnego zarządzania cenami wdrożono jednolitą politykę cenową oraz promocje i sprzedaż wiązaną w całej sieci.
- Ujednolicenie cen w sieci
- Centralne promocje i sprzedaż wiązana
- Szybkie reagowanie na zmiany rynkowe
- Optymalizacja wartości koszyka
System umożliwił wprowadzenie jednolitej i efektywnej strategii cenowej, wspierającej wzrost sprzedaży.
Rezultaty
- Ujednolicenie cen w sieci
- Zwiększenie wartości koszyka zakupowego
- Szybsze reagowanie na zmiany rynkowe
- Wzrost efektywności sprzedaży
Kluczowa funkcjonalność
Centralne zarządzanie cenami, promocjami i sprzedażą wiązaną w całej sieci
Skuteczna realizacja kontraktów z producentami
Wyzwania
Sieć miała trudności z monitorowaniem realizacji kontraktów i spełnianiem ich warunków, co skutkowało utratą korzyści handlowych.
- Trudności w monitorowaniu realizacji kontraktów
- Brak kontroli nad warunkami umów
- Utrata korzyści handlowych
- Słaba komunikacja z producentami
Rozwiązanie
KS-OmniPharm umożliwił bieżące monitorowanie realizacji kontraktów oraz generowanie zamówień zgodnych z ich założeniami.
- Bieżące monitorowanie realizacji kontraktów
- Generowanie zamówień zgodnych z warunkami umów
- Integracja z pharmind GRID
- Automatyczne alerty zagrożeń
System zapewnia pełną przejrzystość i kontrolę nad realizacją kontraktów, eliminując ryzyko niewywiązania.
Rezultaty
- Pełna kontrola nad realizacją kontraktów
- Eliminacja ryzyka niewywiązania się z umów
- Maksymalne wykorzystanie warunków handlowych
- Lepsze relacje z producentami
Kluczowa funkcjonalność
Monitorowanie realizacji kontraktów i generowanie optymalnych zamówień zgodnie z warunkami umów