KS-AOW
KOMPLEKSOWE ZARZĄDZANIE APTEKĄ
System KS-AOW wspiera kompleksową obsługę aptek ogólnodostępnych. Rozwiązanie składa się z kilkudziesięciu wzajemnie powiązanych modułów, które zapewniają bardzo szeroki zakres funkcjonalności – od sprzedaży i gospodarki magazynowej, przez rozliczenia z NFZ, aż po wsparcie w realizacji opieki farmaceutycznej (przegląd lekowy, rozliczenie szczepień, refundowana recepta farmaceutyczna na szczepionki, doradztwo lekowe).
Istotnym elementem systemu jest integracja z OSOZ, co umożliwia wymianę danych, dostęp do aktualnych informacji o lekach oraz korzystanie z dodatkowych usług wspierających pracę farmaceuty. Dodatkowo obecność apteki w serwisie KtoMaLek.pl umożliwia pacjentom wygodną internetową rezerwację produktów.
Rozwiązanie to zwiększa dostępność oferty apteki oraz poprawia jakość obsługi pacjentów. Jednocześnie apteka zyskuje dostęp do szczegółowych statystyk i analiz popytu, które pomagają lepiej dopasować asortyment do potrzeb lokalnej społeczności, a tym samym zwiększyć obroty i rentowność działalności.
Dlaczego warto
Sprawna obsługa operacyjna apteki
Sprawna i szybka obsługa wszystkich procesów zachodzących w aptece – od sprzedaży, przez obsługę e-recept, po zarządzanie magazynem i zamówieniami. Automatyzacja zamówień i optymalizacja stanów magazynowych, ograniczająca braki towarowe i zamrożenie kapitału. Integracja z urządzeniami płatniczymi, drukarkami fiskalnymi oraz kasami samoobsługowymi. Automatyczna obsługa rezerwacji leków z serwisu KtoMaLek.pl. Wsparcie mobilnej aplikacji KS-APTIX (m.in. weryfikacja dostaw, inwentaryzacja, kompletacja leków).
Wsparcie merytoryczne farmaceutów oraz realizacji OF
Dostęp do profesjonalnych baz wiedzy o lekach (BLOZ, TurboBLOZ, Pharmindex Complete, Kompendium Suplementów Diety). Narzędzia IT wspierające realizację OF: Przegląd Lekowy oraz przeprowadzenie i rozliczanie szczepień w aptekach (KS-PPS). Pełna zgodność z przepisami Ministerstwa Zdrowia i NFZ.
Pełna zgodność z przepisami
Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymaganiami Ministerstwa Zdrowia. Obsługa e-recept oraz raportowanie do systemów państwowych (np. ZSMOPL).
Dostęp do analiz
Dostęp do rozbudowanych raportów, zestawień i analiz (sprzedaż, rotacja, marże). Możliwość lepszego dopasowania oferty do potrzeb pacjentów i zwiększenia rentowności. Wykorzystanie danych z rezerwacji online (serwis KtoMaLek.pl) do analizy popytu.
Bezpieczeństwo i stabilność
Wysoki poziom bezpieczeństwa danych i stabilności działania systemu. Kopie zapasowe i archiwizacja dzięki rozwiązaniom CopyCloud i RepoCloud. Minimalizacja ryzyka utraty ciągłości działania apteki.
Elastyczność i rozwój systemu
Skalowalność – dopasowanie do pojedynczej apteki lub całej sieci. Możliwość rozbudowy o kolejne moduły. Stałe aktualizacje zgodne ze zmieniającymi się przepisami i potrzebami rynku.
Dla kogo jest KS-AOW?
System KS-AOW jest przeznaczony dla właścicieli aptek, magistrów farmacji oraz techników farmaceutycznych, a także koordynatorów sieci aptecznych, czyli wszystkich osób pracujących w aptekach ogólnodostępnych, które zajmują się obsługą pacjentów, realizacją recept, sprzedażą leków oraz zarządzaniem gospodarką magazynową i funkcjonowaniem apteki.Doskonale sprawdzi się w:
- Aptekach ogólnodostępnych – zarówno małe, niezależne placówki, jak i duże apteki o wysokim natężeniu ruchu, które potrzebują sprawnej i niezawodnej obsługi sprzedaży oraz magazynu;
- Sieciach aptecznych – podmioty zarządzające wieloma placówkami, wymagające centralizacji danych, standaryzacji procesów oraz zaawansowanych analiz biznesowych.
Korzyści i zastosowania
| Dla kogo? | Co zyskujesz? | Przykłady zastosowania | Fakty |
|---|---|---|---|
| Właściciel apteki | Pełna kontrola nad sprzedażą i magazynem, optymalizacja kosztów, analiza rentowności | Zarządzanie stanami magazynowymi, raportowanie sprzedaży, analiza popytu pacjentów | System obsługuje zarówno pojedyncze apteki, jak i sieci aptek, integruje dane z KtoMaLek.pl, wsparcie w rozliczeniach z NFZ |
| Magister farmacji | Wsparcie w codziennej pracy, automatyzacja procesów, dostęp do baz leków | Obsługa e-recept, wystawianie recept, doradztwo lekowe | Dostęp do baz wiedzy o lekach: BLOZ, Pharmindex, TurboBLOZ, możliwość weryfikacji interakcji lekowych |
| Farmaceuci realizujący opiekę farmaceutyczną | Automatyzacja i wsparcie merytoryczne, raportowanie OF | Dostęp do narzędzi wspierających realizację OF: narzędzie IT do realizacji Przeglądów Lekowych | System KS-PPS wspierający proces realizacji szczepień w aptece (kwalifikacja pacjenta, rozliczenia z NFZ), Pharmindex Complete – dynamiczne narzędzie do doradztwa lekowego |
| Technik farmaceutyczny | Sprawna obsługa sprzedaży i magazynu, inwentaryzacja, kompletacja leków | Przesunięcia międzymagazynowe, obsługa zamówień, skanowanie produktów z KS-APTIX | Redukcja błędów ręcznych, szybkie raportowanie stanów magazynowych |
| Koordynator sieci aptek | Centralizacja danych, standaryzacja procesów, zaawansowane raporty | Analiza sprzedaży w całej sieci, prognozowanie popytu, optymalizacja zamówień | System skalowalny, umożliwia kontrolę nad wieloma aptekami i raportowanie centralne |
| Dział zamówień / zaopatrzenia | Automatyzacja zamówień, minimalizacja braków i nadwyżek | Tworzenie zamówień do hurtowni, analizowanie ofert, prognozowanie stanów magazynowych | System wykorzystuje mechanizmy analizy sprzedaży i prognozowania trendów |
| Dział finansowy / księgowość | Kontrola finansów apteki, dokładne rozliczenia, minimalizacja ryzyka błędów | Rozliczenia gotówkowe i bezgotówkowe, faktury, raporty księgowe, KSeF | System integruje się z NFZ, umożliwia rozliczenia dla MOPS, jednostek wojskowych i innych instytucji |
| Dział IT / administratorzy systemów | Stabilność i bezpieczeństwo systemu, łatwe zarządzanie infrastrukturą | Kopie zapasowe, archiwizacja (CopyCloud, RepoCloud), aktualizacje systemu | System jest bezpieczny, skalowalny i zgodny z obowiązującymi przepisami |
| Pacjenci / klienci apteki | Szybsza i wygodna obsługa, dostępność produktów, możliwość rezerwacji online | Rezerwacja leków online (KtoMaLek.pl), doradztwo lekowe, szybka realizacja recept dzięki aplikacji VisiMed | System umożliwia integrację z serwisem KtoMaLek.pl |
Moduły systemu
Sprzedaż — zaawansowana obsługa pacjenta w aptece
Moduł Sprzedaż to zaawansowane narzędzie zapewniające sprawną, intuicyjną i zgodną z przepisami obsługę pacjenta w aptece. Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby maksymalnie przyspieszyć proces sprzedaży, jednocześnie wspierając merytorycznie farmaceutę.Korzyści
- System gwarantuje pełną zgodność z wymaganiami Ministerstwa Zdrowia, Ministerstwa Finansów, NFZ oraz innych instytucji regulujących rynek farmaceutyczny
- Moduł umożliwia pełną obsługę e-Recept oraz bieżącą wymianę danych z NFZ
- Wspiera różnorodne formy płatności, takie jak karty płatnicze, płatności odroczone czy sprzedaż na faktury (w tym także obsługę faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur)
- Integruje się z urządzeniami fiskalnymi wiodących producentów
- Inteligentne wsparcie farmaceuty dostępne bezpośrednio podczas sprzedaży – bez konieczności przerywania pracy
- Natychmiastowy dostęp do informacji o lekach, automatycznych ostrzeżeń o interakcjach oraz możliwości wydruku materiałów dla pacjenta, m.in. dzięki integracji z bazą PHARMINDEX
- Technologie internetowe w czasie rzeczywistym umożliwiające sprawdzanie dostępności produktów w hurtowniach, składanie zamówień pilnych (CITO) oraz rezerwację towaru bezpośrednio w trakcie obsługi pacjenta
Zamówienia — usprawnianie i automatyzacja zaopatrzenia
Moduł Zamówienia usprawnia i automatyzuje proces zaopatrzenia apteki, zapewniając optymalne zarządzanie stanami magazynowymi oraz minimalizację braków i nadwyżek towarów.Korzyści
- System wykorzystuje zaawansowane mechanizmy analizy sprzedaży oraz prognozowania trendów, dzięki czemu automatycznie wyznacza optymalne poziomy zapasów
- Pozwala utrzymać właściwą dostępność produktów przy jednoczesnym ograniczeniu zamrożonego kapitału
- Moduł umożliwia inteligentne tworzenie zamówień do hurtowni według zdefiniowanych kryteriów biznesowych
- System wspiera wybór konkretnego dostawcy, najniższą cenę, warunki handlowe (np. umowy obrotowe), terminy płatności czy dostępność szerokiego asortymentu
- Apteka ma dostęp do aktualnych ofert i stanów magazynowych dostawców, co znacząco przyspiesza i upraszcza cały proces zaopatrzenia
Zakupy — obsługa dokumentów zakupowych i integracja z KSeF
Moduł Zakupy zapewnia sprawną i uporządkowaną obsługę procesów związanych z przyjmowaniem towaru oraz rejestracją dokumentów zakupowych, wspierając bieżącą kontrolę stanów magazynowych i finansów apteki.Korzyści
- Pełna ewidencja dokumentów i komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
- Obsługa przesunięć międzymagazynowych, co pozwala zachować porządek i przejrzystość w dokumentacji
- Integracja z hurtowniami możliwe jest szybkie i wygodne wprowadzanie faktur – zarówno z plików, jak i bezpośrednio przez internet
- Automatyzacja tego procesu znacząco ogranicza ręczne wprowadzanie danych, minimalizuje ryzyko błędów oraz oszczędza czas personelu
Magazyn — pełna kontrola nad gospodarką magazynową
Moduł Magazyn w systemie KS-AOW zapewnia pełną kontrolę nad gospodarką magazynową apteki, umożliwiając sprawne zarządzanie lekami oraz bieżące monitorowanie stanów magazynowych.Korzyści
- Realizacja wszystkich operacji magazynowych, takich jak przesunięcia międzymagazynowe, rejestracja strat, zużycie na potrzeby własne, darowizny, korekty stanów czy wstrzymania leków
- Pełna kontrola nad obiegiem towarów w aptece
- Automatyczne aktualizowanie danych na podstawie bazy KS-BLOZ, obejmujące zmiany cen urzędowych, limitów refundacyjnych oraz zasad odpłatności
- Zapewnia zgodność z aktualnymi regulacjami i eliminuje konieczność ręcznych aktualizacji
- Moduł znacząco usprawnia również przeprowadzanie inwentaryzacji (remanentu)
- Dzięki wykorzystaniu kolektorów danych z aplikacją KS-APTIX możliwe jest szybkie skanowanie produktów, co nawet kilkukrotnie skraca czas całego procesu oraz ogranicza ryzyko błędów
Zestawienia — raportowanie i rozliczenia
Moduł Zestawienia umożliwia szybkie i kompleksowe generowanie raportów wspierających zarówno działalność operacyjną, jak i rozliczeniową apteki.Korzyści
- Tworzenie wszelkiego rodzaju zestawień refundacyjnych, w tym ze sprzedaży recept dla NFZ, sprzedaży środków pomocniczych, rachunków dla MOPS, jednostek wojskowych i innych uprawnionych instytucji
- Pełna gamę zestawień księgowych wymaganych w codziennej pracy apteki
- Kilkaset gotowych raportów
- Możliwość definiowania własnych zestawień dopasowanych do indywidualnych potrzeb
Analizy — ocena pracy apteki z perspektywy ekonomicznej
Moduł Analizy w systemie KS-AOW umożliwia wszechstronną ocenę pracy apteki z perspektywy ekonomicznej i operacyjnej, dostarczając informacji niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji biznesowych.Korzyści
- Głęboką analizę rotacji towarów, obciążenia stanowisk i personelu w określonych porach dnia, poziomu zapasów magazynowych oraz zyskowności poszczególnych grup produktów lub pojedynczych leków
- Kierownictwo apteki może optymalizować procesy, zwiększać efektywność pracy personelu oraz maksymalizować rentowność
- Wyniki analiz mogą być prezentowane w formie przejrzystych wykresów, co ułatwia ich interpretację i szybkie wyciąganie wniosków
- Możliwość definiowania własnych wzorców analitycznych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb apteki
Płatności — kontrola finansów apteki
Moduł pozwala na dokładne rozliczenie gotówkowe apteki, poszczególnych stanowisk oraz osób personelu, z uwzględnieniem różnych form płatności.Giełda Pomysłów — wspólny rozwój systemu
Giełda Pomysłów to platforma, na której użytkownicy systemów KAMSOFT (w tym KS-AOW) mogą zgłaszać propozycje zmian i usprawnień.Case Studies
Inwentaryzacja i weryfikacja dostaw z KS-APTIX
Wyzwania
Apteka prowadziła inwentaryzację oraz weryfikację dostaw w sposób czasochłonny:
- Wykorzystanie komputerów stacjonarnych
- Ręczna dokumentacja
- Zwiększone ryzyko błędów
- Wydłużona praca personelu
Proces ten zajmował znaczną część czasu pracowników i generował błędy w dokumentacji.
Rozwiązanie
Wdrożono aplikację mobilną KS-APTIX, która umożliwia:
- Przeprowadzanie inwentaryzacji bezpośrednio na urządzeniach mobilnych
- Weryfikację dostaw z wykorzystaniem skanowania kodów 2D
- Automatyczne uzupełnianie danych o seriach i terminach ważności
- Bieżącą weryfikację produktów
Skanowanie kodów 2D pozwoliło na automatyczne uzupełnianie danych o seriach i terminach ważności oraz bieżącą weryfikację produktów.
Rezultaty
- Skrócenie czasu przyjęcia dostawy oraz inwentaryzacji nawet o 50%
- Eliminacja ręcznego wprowadzania danych
- Ograniczenie błędów dzięki automatycznej weryfikacji produktów
- Możliwość pracy na wielu urządzeniach jednocześnie
Kluczowa funkcjonalność
Zwiększenie sprzedaży i dopasowanie oferty dzięki KtoMaLek.pl
Wyzwania
Apteka nie miała dostępu do danych o realnych potrzebach pacjentów:
- Brak informacji o wyszukiwaniach leków przez pacjentów
- Utrudnione optymalne zatowarowanie
- Ograniczony potencjał sprzedaży
- Brak danychanalitycznych potrzeb pacjentów
Rozwiązanie
Apteka uzyskała dostęp do szczegółowych statystyk i skorzystała z możliwości indywidualnej konfiguracji:
- Szczegółowe statystyki dotyczące wyszukiwań leków przez pacjentów
- Indywidualna konfiguracja usługi w serwisie KtoMalek.pl
- Zarządzanie rezerwacjami
- Zarządzanie widocznością produktów i cenami
Apteka uzyskała dostęp do szczegółowych statystyk dotyczących wyszukiwań leków przez pacjentów oraz skorzystała z możliwości indywidualnej konfiguracjacji usługi w serwisie KtoMalek.pl (zarządzanie rezerwacjami, widocznością produktów i cenami).
Rezultaty
- Lepsze dopasowanie asortymentu do lokalnych potrzeb pacjentów
- Wzrost liczby rezerwacji i sprzedaży produktów
- Zwiększenie wartości koszyka dzięki dodatkowym zakupom
- Skuteczniejsze zatrzymywanie pacjentów w aptece
Kluczowa funkcjonalność
Cyfrowa realizacja przeglądu lekowego w aptece
Wyzwania
Przegląd lekowy był procesem czasochłonnym i złożonym:
- Ręczne zbieranie wywiadu
- Analiza interakcji lekowych
- Korzystanie z rozproszonych źródeł wiedzy
- Czasochłonność – nawet kilkadziesiąt godzin na jeden przegląd
Rozwiązanie
Wdrożono narzędzie IT do realizacji przeglądu lekowego, które:
- Umożliwia pacjentowi wypełnienie ankiety online przed wizytą
- Zapewnia farmaceucie automatyczną analizę farmakoterapii
- Wspiera identyfikację interakcji lekowych, dawkowania i bezpieczeństwa
- Zapewnia dostęp do aktualnej bazy wiedzy o lekach
- Wspiera generowanie raportów dla pacjenta i lekarza
Wdrożono narzędzie IT do realizacji przeglądu lekowego, które umożliwia pacjentowi wypełnienie ankiety online przed wizytą, a farmaceucie zapewnia automatyczną analizę farmakoterapii (interakcje, dawkowanie, bezpieczeństwo) oraz dostęp do aktualnej bazy wiedzy o lekach. System wspiera także generowanie raportów dla pacjenta i lekarza.
Rezultaty
- Skrócenie czasu przygotowania i realizacji przeglądu lekowego
- Automatyczna identyfikacja problemów lekowych i interakcji
- Uporządkowana, elektroniczna dokumentacja całego procesu
- Lepsza współpraca farmaceuty z lekarzem dzięki gotowym raportom